Sekretariat

Sekretariat

1. Sekretaris

Sekretaris mempunyai tugas mengelola urusan kesekretariatan yang meliputi
administrasi umum, keuangan, kepegawaian dan program dan pelaporan Dinas.
Dalam melaksanakan tugas Sekretaris menyelenggarakan fungsi :
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang kesekretariatan;
b. Pengelolaan urusan administrasi umum meliputi surat-menyurat, kearsipan,
kepegawaian, pengadaan, perlengkapan, kerumahtanggaan, hubungan
masyarakat dan keprotokolan Dinas;
c. Pengelolaan urusan administrasi keuangan Dinas;
d. Pengelolaan penyusunan dan pelaporan program Dinas;
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Untuk melaksanakan fungsinya Sekretarias mempunyai Tugas sebagai berikut :
a. Membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan tugas di bidang kesekretariatan;
b. Mengelola penyusunan rencana dan program kerja Sekretariat, sebagai
pedoman pelaksanaan tugas;
c. Memberikan saran dan bahan pertimbangan kepada Kepala Dinas, yang
berkaitan dengan kegiatan bidang kesekretariatan, dalam rangka pengambilan
keputusan/kebijakan;
d. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada para
Kepala Sub Bagian, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
e. Membina dan memotivasi bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas,
peningkatan produktivitas dan pengembangan karier bawahan;
f. Memantau, mengendalikan, mengevaluasi, dan menilai pelaksanaan tugas
bawahan;
g. Mewakili Kepala Dinas dalam hal Kepala Dinas berhalangan untuk melakukan
koordinasi ekstern yang berkaitan dengan tugas-tugas dinas;
h. Mengelola penyusunan rencana dan program kerja Dinas, sebagai pedoman
pelaksanaan tugas;
i. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan administrasi kearsipan,
naskah dinas baik yang masuk maupun keluar;
j. Mengoreksi surat-surat atau naskah dinas di lingkup Dinas;
k. Memberikan saran dan bahan pertimbangan kepada Kepala Dinas dalam
rangka pengambilan keputusan atau kebijakan;
l. Mengatur pelaksanaan layanan di bidang kesekretariatan kepada unit
organisasi di lingkup Dinas;
m. Menyusun dan menelaah peraturan perundang-undangan yang berhubungan
dengan Dinas;
n. Memantau kegiatan bawahan lingkup kesekretariatan;
o. Mengelola pengadaan dan perlengkapan serta rumah tangga yang menjadi
kebutuhan Dinas;
p. Mengelola hubungan masyarakat dan keprotokolan;
q. Mengelola evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas/kegiatan kesekretariatan
sesuai ketentuan yang berlaku;
r. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas;
s. Mengelola administrasi dan penatausahaan keuangan;
t. Melaksanakan koordinasi dalam menunjuk pemimpin kegiatan;
u. Melaksanakan pengusulan/penunjukan bendahara dan pembantu bendahara;
v. Melaksanakan pembinaan, pengarahan, dan pengawasan kepada Bendahara;
w. Mengelola perencanaan dan program;
x. Mengelola dan mengoordinasikan penyusunan rencana anggaran dan
pelaksanaan anggaran lingkup Dinas;
y. Mengkoordinasikan tugas-tugas internal di lingkup Dinas;
z. Memantau, mengoordinasikan, dan melaporkan setiap kegiatan Dinas kepada
Kepala Dinas; dan
aa. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas, sesuai dengan
tugas dan fungsinya

1.1 Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas membantu
Sekretaris dalam melaksanakan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, serta informasi
publik Dinas.
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan Perencanaan Program Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian;
II-10
b. Pelaksanaan Koordinasi Kegiatan Administrasi Umum, Kepegawaian Dan
Informasi Publik Dinas;
c. Pelaksanaan Tugas Administrasi Umum Dinas;
d. Pelaksanaan Tugas Lain Yang Diberikan Oleh Pimpinan Sesuai Dengan Tugas
Dan Fungsinya.
Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian Adalah Sebagaii
Berikut :
a. Membantu Sekretaris Dalam Melaksanakan Tugas Dalam Urusan Administrasi
Umum Dan Kepegawaian;
b. Menyusun Rencana Dan Program Kerja Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian
Sebagai Pedoman Pelaksanaan Tugas;
c. Menyiapkan Bahan Penyusunan Dan Menelaah Peraturan Perundang-
Undangan Urusan Kesekretariatan Di Bidang Administrasi Umum, Administrasi
Kepegawaian;
d. Melaksanakan Koordinasi/Konsultasi Masalah/Urusan Administrasi Umum,
Administrasi Kepegawaian Dan Informasi Publik Dinas Dengan Unit Kerja Lain
Yang Terkait;
e. Mengoordinasikan Pelaksanaan Pelayanan Di Bidang Kepegawaian Lingkup
Dinas;
f. Mengoordinasikan Pelaksanaan Tugas Pengetikan, Penggandaan, Dan
Kearsipan Administrasi Umum Dan Administrasi Kepegawaian;
g. Mengonsep, Mengoreksi, Dan Memaraf Naskah Dinas Yang Akan
Ditandatangani Pimpinan;
h. Mengatur Administrasi Dan Pelaksanaan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Sesuai Dengan Ketentuan Yang Berlaku;
i. Mengusulkan Kebutuhan, Pengangkatan, Penempatan Dan Pemindahan Serta
Pemberhentian ASN di Lingkungan Dinas Sesuai Kewenangannya;
j. Mengusulkan Peningkatan Kesejahteraan, Penghargaan, Dan Perlindungan
ASN Sesuai Kewenangannya;
k. Mengumpulkan, Mengoreksi, Dan Pengolahan Data Kepegawaian;
II-11
l. Melaksanakan Kegiatan Yang Berkaitan Dengan Peningkatan
Kesejahteraan Pegawai Dan Pembinaan Hukum Serta Ketatalaksanaan
Pegawai Di Lingkup Dinas;
m. Merencanakan Kebutuhan Dan Pengadaan Barang Inventaris/ Perlengkapan
Dinas;
n. Melaksanakan Penyusunan/Pengusulan Kebutuhan Perlengkapan Dinas
Kepada Pimpinan;
o. Melaksanakan/Mengusulkan Administrasi Penghapusan Aset Dinas;
p. Melaporkan Pelaksanaan Tugas Kepada Sekretaris;
q. Melaksanakan Evaluasi Dan Pelaporan Pelaksanaan Tugas/Kegiatan Sub
Bagian Umum Dan Kepegawaian Sesuai Ketentuan Yang Berlaku; Dan
r. Melaksanakan Tugas Lain Yang Diberikan Oleh Pimpinan Sesuai Dengan Tugas
Dan Fungsinya.

1.2 Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan
Kepala Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan mempunyai tugas
membantu Sekretaris dalam melaksanakan kegiatan penyusunan perencanaan, administrasi
keuangan, evaluasi dan pelaporan Dinas.
Dalam melaksanakan tugas Kepala Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan
Pelaporan menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan perencanaan program Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan
Pelaporan;
b. Pelaksanaan koordinasi kegiatan administrasi perencanaan, keuangan dan
pelaporan Dinas;
c. Pelaksanaan tugas perencanaan, penatausahaan keuangan dan pelaporan
Dinas;
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
Adapun Uraian tugas Kepala Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan
Pelaporan sebagaimana adalah sebagai berikut :
a. Membantu Sekretaris dalam melaksanakan tugas dalam urusan penyusunan
perencanaan, administrasi keuangan, evaluasi dan pelaporan;
b. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Perencanaan,
Keuangan dan pelaporan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
c. Menyiapkan bahan penyusunan dan menelaah peraturan perundangundangan
urusan kesekretariatan di bidang administrasi perencanaan,
keuangan, dan pelaporan;
d. Menyiapkan bahan rencana anggaran belanja lingkup Dinas;
e. Mengoordinasikan pelaksanaan penerimaan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan Dinas sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
f. Melaksanakan koordinasi/konsultasi perencanaan dan pelaporan dinas dengan
unit kerja lain yang terkait;
g. Mengoordinasikan pelaksanaan pelayanan di bidang administrasi
perencanaan, keuangan dan pelaporan kepada unit organisasi di lingkup Dinas;
h. Meneliti kelengkapan Surat Perintah Pembayaran Uang Persediaan (SPPUP),
Surat Perintah Pembayaran Ganti Uang (SPP GU), Surat Perintah
Pembayaran Tambahan Uang (SPP-TU), Surat Perintah Pembayaran Langsung
(SPP-LS) gaji dan Surat Perintah Pembayaran Langsung (SPP-LS) pengadaan
barang dan jasa;
i. Melaksanakan verifikasi Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan menyiapkan
Surat Perintah Membayar (SPM) di lingkup Dinas;
j. Melaksanakan verifikasi harian atas penerimaan Dinas dan verifikasi Surat
Pertanggung Jawaban (SPJ);
k. Melaksanakan verifikasi Surat Pertanggung Jawaban (SPJ);
l. Memantau pelaksanaan/penggunaan anggaran belanja Dinas;
m. Menyiapkan penyusunan dan penerapan standar pelayanan, standar
operasional prosedur dan standar pelayanan minimal bidang pemberdayaan
masyarakat dan desa;
n. Menyajikan data pelaksanaan kegiatan Dinas;
o. Menyusun konsep laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah;
p. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas/kegiatan Sub Bagian
Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan sesuai ketentuan yang berlaku;
q. Menyusun laporan tahunan kegiatan Dinas;
r. Menyusun konsep pembuatan profil dinas;
s. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Sekretaris;
t. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas/kegiatan Sub Bagian
Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan sesuai ketentuan yang berlaku; dan
u. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

 

Video Terbaru


Agenda

  • » Jadwal DPRD

    Tempat : Ruang Rapat Komisi DPRD

  • » Undangan

    Tempat : Aula PT. Taspen Bukittinggi

  • » Jadwal DPRD

    Tempat : Aula DPRD



Sampaikan Saran Anda


Polling